La communication écrite sur le lieu de travail est d’une importance capitale dans le monde actuel où tout va très vite. Lisez cet article qui jette un peu plus de lumière sur ce sujet.
La communication est l’un des facteurs les plus importants dans toutes les phases de la vie. Qu’il s’agisse d’un bébé en pleurs qui essaie de dire à sa mère qu’il a faim ou d’un politicien qui fait passer son message en utilisant différents modes et moyens. Vous pouvez être en mesure d’échapper à un aspect de la communication, mais vous ne pouvez pas échapper à la communication dans son ensemble.
L’importance de la communication est telle que les organisations, qu’elles soient grandes ou petites, allouent des départements distincts pour s’occuper de l’entrée et de la sortie de la communication. La communication écrite est le plus important et le plus efficace de tous les autres modes de communication d’entreprise. Lisez la suite pour en savoir plus sur les différents types de communication écrite qui sont utilisés sur les lieux de travail et aussi leurs utilisations.
Importance d’une communication écrite efficace
Pourquoi la communication écrite est-elle si importante ? Voyons voir.
- Enregistrer : La communication écrite au sein de l’organisation sert de compte rendu de ses activités quotidiennes.
- Preuve : La communication écrite sur le lieu de travail peut également jouer le rôle de preuve juridique dans les affaires judiciaires.
- Délégation : La communication intra-départementale aide à la délégation du travail au sein des différents départements de l’organisation.
- Contact : Les communications telles que les courriels, etc. sont un moyen important de maintenir le contact avec les clients, les employés, les fournisseurs, etc.
- Publicité : Différentes formes de communication écrite sont utilisées pour attirer les acheteurs/clients potentiels. Par conséquent, la communication écrite en tant qu’outil publicitaire est également importante.
Types de communication écrite
Contrats et accords : C’est la forme la plus importante de communication écrite au sein de toute organisation. Elle concerne tout, des contrats aux licences en passant par différents types de lettres, comme une lettre d’offre à un employé potentiel, une lettre d’intention, des accords de confidentialité, des termes et conditions, une lettre de présentation d’entreprise, etc. Ces documents écrits doivent être conservés très soigneusement par les deux parties qui y sont mentionnées, car ce sont des documents juridiques importants.
Emails : Aujourd’hui, les emails ont presque entièrement remplacé les lettres manuscrites. Bien que le support ait pu changer, les mêmes compétences de base en matière de rédaction de lettres et autres s’appliquent même à la rédaction d’e-mails. En fait, il existe des départements spéciaux qui s’en occupent. Ces personnes sont spécialement désignées pour surveiller et assurer le bon déroulement de la correspondance à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Elles gardent également un œil sur les courriels contraires à l’éthique qui pourraient circuler dans le bureau. Les courriels en tant que communication sur le lieu de travail peuvent également être utilisés comme preuve dans un tribunal.
Intranet : L’intranet peut être utilisé à la fois pour la communication verticale et horizontale. Verticale est de la haute direction aux employés. La communication horizontale se fait au sein d’un même département de même niveau. Au lieu d’utiliser le téléphone ou de se rendre personnellement au poste de travail d’un collègue, les entreprises utilisent l’intranet qui leur permet d’être connectées via un réseau aux postes de travail de leurs collègues. Différents services de messagerie instantanée (au sein du bureau) sont également utilisés par de nombreuses entreprises.
Bulletins d’information internes/Magazines : De nombreuses maisons adoptent l’idée de faire publier un magazine ou une newsletter interne. Cela sert deux objectifs : cela aide les employés à explorer leurs talents cachés et tout le monde apprend à mieux connaître les autres en les voyant dans les journaux.
Autres : D’autres petites formes de communication écrite au sein d’un lieu de travail incluent les avis, les circulaires, les listes, les affiches, les mémos, etc. Ces documents sont vus partout dans le bureau et peuvent être modifiés fréquemment. Ils ont une validité très limitée mais peuvent parfois être des formes de communication écrite très cruciales.
Ce sont là les différentes formes de communication écrite qui peuvent être utilisées sur le lieu de travail. La rédaction commerciale non éthique est un sujet très sérieux. L’utilisation inappropriée des moyens de communication écrite fournis au bureau peut très facilement remonter jusqu’au coupable. Donc, évitez de vous livrer à une telle activité et ayez une vie professionnelle sans tracas.
