Choisir les bonnes options pour votre message peut être un défi, en particulier lorsqu’il s’agit de décider entre les fonctionnalités CC et CCI. Elles présentent des avantages et des inconvénients distincts lorsqu’il s’agit de solliciter les gens pour obtenir une certaine réponse. Dans cet article, nous allons examiner comment gérer ces options pour vos emails de relance.
Rappel sur les options CC et CCI
Le CC signifie « copie conforme ». Vous pouvez l’utiliser si vous souhaitez inclure des destinataires supplémentaires en plus du récepteur principal. En outre, tous les membres peuvent voir qui a été inclus dans la copie conforme. Vous pouvez généralement opter pour un CC pour les informer sans qu’ils soient directement impliqués dans la discussion.
Quant au CCI, cela signifie « copie conforme invisible ». Utilisiez-le pour introduire des destinataires qui doivent être informés de l’email sans que les autres ne puissent voir leur nom. En d’autres termes, ils reçoivent une copie de l’email, mais leur nom n’apparaît pas dans la liste des récepteurs.
Avantages et inconvénients de l’option CC pour les emails de relance
Avantages
- Visibilité : Tous les destinataires seront ainsi au courant de l’évolution de la situation et pourront intervenir si nécessaire.
- Transparence : Cela peut encourager les concernés à répondre plus rapidement et à prendre des mesures pour résoudre le problème.
- Collaboration : Les membres ajoutés peuvent travailler ensemble plus rapidement.
Inconvénients
- Désorganisation : Si vous incluez trop de personnes dans ce champ, les emails peuvent les submerger et elles ne savent plus qui doit faire quoi.
- Surcharge de travail : Toutes les personnes ajoutées en CC peuvent recevoir des dizaines d’emails par jour et se sentir débordées.
Avantages et inconvénients de l’option CCI pour les emails de relance
Avantages
- Confidentialité : Vous pouvez garder les informations confidentielles de tous les membres avec cette option.
- Discrétion : Vous montrez de la discrétion si vous utilisez le CCI. En plus, les destinataires sentiront que vous prenez en compte leurs préférences en matière de communication.
Inconvénients
- Risque de négligence : S’il y a beaucoup de personnes intégrées dans le groupe, certaines peuvent ne pas voir l’email. Elles vont alors penser que le message de relance ne leur est pas destiné ou qu’elles ne sont pas concernées.
- Manque de collaboration : Tous les membres ne vont pas savoir qui est impliqué dans la conversation. Dans ce sens, ils ne peuvent pas s’affairer ensemble.
Comment choisir entre CC et CCI pour vos emails de relance
Utilisez le CC pour les destinataires qui ont besoin d’être informés, mais qui ne doivent pas nécessairement répondre la relance. Par exemple, vous pouvez mettre en CC votre manager pour l’informer de l’avancement d’un projet.
D’autre part, optez pour le CCI si vous voulez que les membres ne se voient pas entre eux dans la discussion. Si vous avez besoin d’y insérer plusieurs destinataires dans le champ CCI, considérez la possibilité de créer un groupe de distribution pour faciliter l’envoi de futurs emails.
En conclusion, le choix entre ces deux options d’envoi dépend du rôle que chaque destinataire doit jouer dans la conversation. Vous pouvez alors optimiser l’efficacité de vos emails de relance en sélectionnant judicieusement qui vous devez y introduire.
