Lorsque l’entreprise reçoit une commande, elle doit la livrer dans les délais. Pour ce faire, elle doit mettre en place un processus approfondi impliquant divers acteurs internes et externes. Chaque équipe exploite ainsi les informations partagées pour coordonner les actions afin d’assurer le bon déroulement du cycle de commande. Mais force est de constater que le pilotage devient plus complexe quand le volume de commandes est important. Pour rationaliser ce processus et limiter les risques d’erreurs, de nombreuses entreprises ont recours à des solutions dédiées. Voici quelques conseils qui vous aideront à simplifier le pilotage de vos commandes.
Mettez en place un processus systématique de gestion des commandes
Pour simplifier le pilotage de vos commandes, il est impératif d’établir un processus systématique de gestion. Cela passe notamment par la collecte et le partage des données :
- les produits commandés, les références exactes,
- les informations liées à la livraison,
- les données clients,
- etc.
L’ensemble de ces données est traité par plusieurs équipes à chaque phase du processus. Pour une gestion fiable des commandes, vous devez faire en sorte que chaque équipe ait accès aux données pertinentes et que celles-ci soient régulièrement mises à jour. D’ailleurs, avec un logiciel TMS, la tâche sera plus facile. Une augmentation des commandes rime avec de gros volumes de données. L’utilisation d’un logiciel vous permettra donc de centraliser les domaines et de limiter les risques d’erreur et de gagner du temps dans les processus.
Enfin, n’oubliez pas que les clients attendent toujours avec impatience leur colis. Par conséquent, pensez à les informer régulièrement de l’état d’avancement de leur commande.
Automatisez le suivi des commandes et les notifications de livraison
Le traitement automatisé est une solution pratique, grâce à laquelle les entreprises pourront optimiser la gestion et le suivi de leurs commandes. Il permet en effet aux équipes de traiter les bons de commande dans des délais plus courts. L’automatisation et l’extraction vous font économiser des heures de travail que vous pourrez dédier à d’autres activités à forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, l’automatisation des commandes assure des économies considérables en termes de coûts. L’extraction manuelle des données des bons de commande ne sera plus utile. Avec les technologies, notamment l’intelligence artificielle avancée, il est possible de repérer rapidement les champs clés et d’intégrer toutes les données pertinentes. Par conséquent, les coûts de transaction lors du traitement de gros volumes de fichiers seront réduits.
Avec des données transactionnelles, la qualité est essentielle pour obtenir un processus d’approbation fluide. De plus, l’absence d’intervention humaine élimine les risques d’erreurs humaines : informations mal saisies, erreurs de transposition, etc. Une plus grande précision des données extraites permet d’éliminer les risques de retard dans la préparation des commandes et d’optimiser le cycle de vente.
Rationalisez le traitement des paiements grâce à une passerelle sécurisée
Vous aurez également besoin d’une passerelle sécurisée pour rationaliser le traitement des paiements. Il s’agit d’une infrastructure utilisée pour la collecte et le transfert de données de paiement d’un point d’interaction à un processeur de paiement.
Les passerelles de paiement sont régies par différentes exigences de sécurité, telles que la certification PCI DSS, et se servent de fonctions anti-fraude. De plus, elles rendent les transferts d’argent rapides et faciles pour les vendeurs et leurs clients.
Pour choisir votre passerelle, nous vous conseillons de privilégier un fournisseur tiers qui se conforme aux normes de sécurité strictes. Prenez le temps de vous renseigner sur les fonctions de sécurité proposées et la conformité.
Utilisez un système centralisé de gestion de la relation client
Quand la base de données clients devient importante, il est essentiel de trouver un système centralisé de gestion. On pense notamment au CRM qui permet non seulement d’améliorer la relation avec vos clients, mais aussi de profiter d’une série d’outils marketing. Les utilisateurs du logiciel pourront accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment et sur tous les supports. Cela veut dire que la base de données clients est gérée de manière centralisée et accessible à l’ensemble des collaborateurs, selon le niveau d’accès accordé à chacun.
Le CRM vous permet également de maîtriser votre réseau de clients en identifiant les inactifs et en relançant les prospects. Pour optimiser le suivi, vous pourrez facilement étudier les différentes requêtes et réagir le plus rapidement possible. De cette manière, toutes les opportunités sont exploitées et les clients sont satisfaits de vos offres.
Enfin, le système centralisé de gestion de la relation client vous permet d’améliorer vos ventes. Il met à votre disposition des tableaux de bord détaillés, des rapports et des analyses pertinentes pour vous donner un aperçu clair de vos résultats. Cela vous permettra de repérer les axes d’amélioration et d’ajuster vos stratégies pour éliminer les pertes de ventes.
Il existe d’innombrables solutions pour simplifier le pilotage de vos commandes. L’utilisation de logiciels dédiés vous permettra d’automatiser certaines tâches et de gagner du temps dans les processus logistiques.
