Tous les grands hôtels proposent plusieurs équipements en plus des simples chambres d’hébergement. Qu’il s’agisse de restaurants proposant des options multi-cuisines ou de piscines et de salles de conférence, l’industrie hôtelière vise à plaire. L’une des installations les plus importantes qu’ils proposent est la salle de conférence pour les réunions. Les entreprises modernes sont devenues mondiales et les voyages constituent une part importante du travail de chaque cadre.
Les formations, réunions, conférences font partie intégrante des grandes entreprises et la plupart d’entre elles préfèrent les accueillir hors site. Cela ne perturbe pas l’atmosphère de leurs bureaux. Dans le même temps, la location des salles de conférence des grands hôtels garantit l’accès à plusieurs services tels que des équipements techniques, un espace suffisant pour tous les participants et la fourniture d’un service de restauration.
Caractéristiques et équipements
Salle de conférence pour les réunions comprennent tous les équipements tels que des tables et des chaises d’une capacité définie, un accès à Internet et des infrastructures modernes. Les entreprises peuvent également bénéficier de services tels que l’assistance technique et le secrétariat.
De nombreuses salles sont également équipées de systèmes surround, de matériel audio, d’un projecteur intégré, de téléviseurs grand écran, de lecteurs DVD, de haut-parleurs, de ports LAN, de tableaux de marqueurs et de papeterie de conférence. Les hôtels proposent également des services supplémentaires sur demande.
Il s’agit notamment d’ordinateurs, de services comme la photocopie, l’impression et la reliure. Si vous optez pour cela, vous pouvez également bénéficier des services de coordinateurs de conférence expérimentés pour le bon déroulement des réunions et des événements.
Intérieur, places assises et plus encore
Chaque salle a une capacité d’accueil définie avec la possibilité de jouer sur la disposition du mobilier. Chaque conférence a des besoins différents et la disposition des sièges peut être modifiée en conséquence : théâtre, grappe, salle de classe, table ronde ou forme en U. Les finitions fantaisistes du sol, du plafond et des murs sont courantes. La plupart des hôtels ornent également leur salle de conférence pour les réunions de plantes ou d’autres éléments de décoration. Dans la mesure du possible, les hôtels offrent l’avantage supplémentaire d’une vue côté piscine ou côté jardin depuis leurs salles de conférence.
Nourriture et restauration
La réservation d’une salle de conférence pour des réunions s’accompagne d’autres commodités fournies par l’hôtel. L’une d’entre elles est l’organisation de la nourriture pour les invités. Les conférences sont généralement des dos d’une journée. Parfois, elles peuvent s’étendre sur une plus longue période et se terminer par des semaines. Dans ce cas, des dispositions doivent être prises pour la restauration de tous les participants. La réservation d’une salle de conférence dans un bon hôtel enlève cette responsabilité de la liste des organisateurs. Vous n’avez pas besoin d’engager un prestataire de services de restauration distinct. Les services culinaires de l’hôtel peuvent s’occuper de tous les besoins en rafraîchissement. Qu’il s’agisse de la pause thé/café ou du repas, vos délégués et employés seront pris en charge.
Vous pouvez également prendre des dispositions pour travailler avec les experts culinaires ou les responsables des banquets de l’hôtel afin d’établir des menus fixes ou des buffets. Les grands hôtels offrent généralement un large éventail de choix, notamment des plats indiens, continentaux, chinois et bien d’autres encore. Vous pouvez personnaliser chaque partie des repas jusqu’à la marque d’eau conditionnée que vous voulez que l’hôtel serve à vos dignitaires.
Bon à savoir
Certains hôtels se commercialisent comme des hôtels d’affaires et/ou des hôtels « business-friendly ». Ils offrent beaucoup plus de commodités que les hôtels ordinaires. Cependant, dans chaque hôtel qui propose des installations liées à la salle de conférence pour les réunions, vous pouvez personnaliser les options en fonction de vos choix. L’ameublement, les équipements techniques et surtout la nourriture et les boissons sont des domaines dans lesquels vous pouvez apporter des modifications.
Il est également conseillé de vérifier auprès de différents hôtels et de comparer les prix avant de faire une réservation. Vous pouvez également bénéficier de remises, d’offres ou de forfaits en réservant une salle de conférence. Avoir un contrat tarifaire avec un hôtel pour un hébergement à un tarif inférieur vous permet également de bénéficier de meilleurs prix pour d’autres installations telles que les salles de conférence.
