La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour tout employeur qui souhaite recruter un salarié. Dans cet article, nous vous expliquons comment effectuer cette déclaration auprès de l’Urssaf, les informations indispensables à fournir et les délais à respecter pour être en conformité avec la législation en vigueur. Suivez nos conseils pour mener à bien cette démarche en respectant les règles.
Comprendre la DPAE et son importance
La déclaration préalable à l’embauche est une étape cruciale qui permet à l’employeur de fournir aux organismes sociaux les informations nécessaires à l’identification et à l’affiliation du salarié. Elle a pour objectif de faciliter les démarches administratives et de garantir le respect des droits sociaux du salarié.
La DPAE doit être réalisée avant que le salarié ne prenne ses fonctions au sein de l’entreprise. Elle est obligatoire, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, etc.) et le secteur d’activité. Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à des sanctions financières et peut entraîner des complications en matière de cotisations sociales.
Les étapes pour effectuer la DPAE
1. Rassembler les informations nécessaires
Pour effectuer la DPAE, vous devez réunir les informations suivantes :
- les coordonnées de l’employeur (raison sociale, adresse, SIRET, etc.) ;
- les coordonnées du salarié (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.) ;
- les informations relatives au contrat de travail (date de début, type de contrat, durée, etc.) ;
- le lieu de travail et les conditions d’exercice (temps plein, temps partiel, etc.) ;
- la rémunération et les éventuelles majorations ou indemnités ;
- l’identifiant de la convention collective applicable.
2. Se connecter au service en ligne de l’Urssaf
Pour effectuer la DPAE, il est recommandé d’utiliser le service en ligne mis à disposition par l’Urssaf. Pour cela, rendez-vous sur le site de l’Urssaf et créez un compte en renseignant votre numéro de SIRET. Vous pourrez ensuite accéder à votre espace personnel et bénéficier des services en ligne, dont la DPAE.
3. Remplir et valider le formulaire en ligne
Une fois connecté à votre espace personnel, sélectionnez la rubrique « Déclarer et payer » puis « DPAE ». Vous devrez alors renseigner les informations demandées dans le formulaire en ligne. Il est important de vérifier l’exactitude des informations fournies avant de valider le formulaire, car toute erreur peut entraîner des complications et retarder la prise en charge de la déclaration.
4. Recevoir l’accusé de réception et conserver les documents
Après avoir validé le formulaire, vous recevrez un accusé de réception par email. Cet accusé de réception doit être conservé précieusement, car il constitue un justificatif du respect de l’obligation de déclaration. Il est également conseillé de conserver une copie de la déclaration et des éventuels documents annexes.
Les délais à respecter pour la DPAE
La DPAE doit être effectuée dans les 8 jours précédant la date d’embauche du salarié. Passé ce délai, la déclaration sera considérée comme tardive et l’employeur s’expose à des sanctions pécuniaires.
Il est donc essentiel de respecter ce délai et d’anticiper la démarche pour éviter tout retard. En cas de modification des informations fournies (par exemple, un changement de date d’embauche), il est nécessaire d’effectuer une nouvelle déclaration en respectant le délai de 8 jours.
Conclusion : la DPAE, une obligation à ne pas négliger
La déclaration préalable à l’embauche est une démarche essentielle pour mener à bien le processus de recrutement et assurer la protection sociale du salarié. Effectuer la DPAE auprès de l’Urssaf est simple et rapide grâce au service en ligne, qui vous permet de fournir les informations nécessaires et de recevoir un accusé de réception en quelques clics.
N’hésitez pas à vous organiser en amont pour rassembler les informations et effectuer la déclaration dans les délais impartis. Ainsi, vous serez en conformité avec la législation et vous vous épargnerez d’éventuelles complications administratives.
