Lorsque des personnes, ou plutôt des clients, ne paient pas leurs factures, la nécessité d’émettre une lettre de rappel de retard de paiement se fait sentir. Ces lettres sont essentiellement émises à titre de rappel à l’expiration du délai de paiement
Il s’agit d’une lettre de rappel.
Dans le monde du commerce et des affaires, accorder certaines extensions de crédit aux clients et aux consommateurs est une pratique courante, et souvent réciproque. Cette pratique est assez répandue dans tous les secteurs et domaines, et dans de nombreux cas, elle est considérée comme une meilleure option que l’emprunt d’un prêt. Le processus d’une telle extension de crédit est assez simple. Le vendeur remet les marchandises au client et un accord est conclu entre les deux parties selon lequel le client effectuera le paiement au vendeur avec un taux d’intérêt supplémentaire, à la fin d’une période déterminée. Ce délai est suivi d’une petite période de grâce. A la fin de la période de grâce, le vendeur est en droit d’intenter une action en justice pour récupérer ses pertes.
Une lettre de retard de paiement est généralement émise au début de la période de grâce, mais certaines personnes préfèrent également émettre une lettre lorsque la période effective arrive à son terme. La rédaction d’une lettre de rappel peut s’avérer être une tâche assez difficile car elle doit être rédigée avec soin, étant donné qu’il s’agit d’une demande de paiement
La lettre de rappel n’est pas une lettre de rappel.
Comment rédiger une lettre de rappel
Comme mentionné ci-dessus, la rédaction d’une telle lettre est exceptionnellement difficile, compte tenu du fait qu’elle doit être ferme mais polie, et courte mais informative. La langue de la lettre est un autre souci, car elle doit être formelle, mais suffisamment simple et claire pour faire passer le message.
Lors de la rédaction d’une telle lettre, il est préférable de s’assurer de certains faits, tels que la date des ventes, la date prévue du paiement, le délai de grâce, etc. En plus de cela, il est également important de jeter un coup d’œil à certains autres faits, tels que l’historique de paiement du client, le coût total des marchandises vendues, le délai de paiement et le délai de grâce autorisés par votre entreprise, etc. Le concept suivant à prendre en considération est la présentation des faits dans votre lettre. La meilleure façon de le faire est d’organiser les faits mentionnés ci-dessus d’une manière chronologique, ce qui devrait théoriquement aller comme ceci :
L’étape suivante consiste à présenter ces faits de manière polie et courtoise avec une construction de phrase ferme. N’oubliez pas que vos phrases ne doivent jamais être arrogantes ou menaçantes, car cela entache la réputation et la bonne volonté de votre entreprise.
Modèle de lettre de rappel de retard de paiement
Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettre de rappel de retard de paiement auquel vous pourrez vous référer lors de l’émission de la lettre proprement dite
La lettre de rappel de retard de paiement est un modèle de lettre de rappel.
Dans le modèle ci-dessus, vous avez peut-être remarqué que le rédacteur maintient une approche coopérative, mais ferme, lors de la rédaction de la lettre. Une telle approche professionnelle est absolument nécessaire, car elle permet de développer de très bonnes relations commerciales et publiques entre les deux entreprises et, pendant une période financièrement difficile pour vous, elle s’avérera certainement utile
La lettre de rappel de paiement en retard est un modèle de lettre de rappel.
